Ik zoek een boekhouder



 

Goede administratie? De keus is aan jou!

De Belastingdienst wijst je er veelvuldig op dat het belangrijk is een goede administratie op te zetten en te voeren, bij voorkeur digitaal. Niet alleen omdat je als zzp'er wettelijk verplicht bent om een goede administratie bij te houden én te bewaren. Het helpt je ook om op tijd nieuwe ontwikkelingen te voorzien, daarop in te spelen en op het juiste moment de juiste beslissingen te nemen.

Met een goede administratie leg je vast wat er in jouw onderneming gebeurt en houdt je overzicht. Bovendien stelt een actuele boekhouding je beter in staat jouw belastingaangiften (btw en inkomsten- of vennootschapsbelasting) sneller in te (laten) vullen.

Administratie

Als zzp'er ben je wettelijk verplicht een goede administratie bij te houden en te bewaren die is afgestemd op de aard van jouw bedrijf. Begin daarom meteen met het opzetten van een goede administratie. Doe dit zelfs al tijdens de opstartfase van jouw onderneming. Met een actuele administratie heb je namelijk snel de beschikking over de cijfers en resultaten van jouw onderneming om inzicht te krijgen in omzet, kosten en winst. Het stelt je tevens in staat adequaat in te kunnen spelen op ontwikkelingen en jouw activiteiten eventueel tijdig bij te stellen.

Daarnaast vormt de administratie de basis voor jouw belastingaangiften (btw en inkomsten- of vennootschapsbelasting). De Belastingdienst moet deze aangiften snel en goed kunnen controleren. Als jouw boekhouding niet volledig is en niet binnen een redelijke termijn te controleren is of als je jouw administratie niet lang genoeg bewaart (minimaal zeven kalenderjaren), kan dat vervelende gevolgen hebben. De Belastingdienst zal dan zelf jouw omzet en winst schatten en de verschuldigde belasting berekenen. Als je het niet eens bent met die berekening, dan zul je zelf moeten bewijzen dat de berekening onjuist is (‘omkering van de bewijslast’).

Let op. Alle gegevens die je op papier of in digitale vorm over jouw onderneming vastlegt, horen bij de administratie. Denk daarbij aan:

  • Kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen;
  • financiële aantekeningen, zoals het in- en verkoopboek;
  • tussentijds gemaakte controleberekeningen;
  • ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen;
  • bankafschriften;
  • contracten, overeenkomsten en andere afspraken;
  • agenda's (afspraken);
  • correspondentie;
  • software en databestanden.

Veel van de gegevens die nodig zijn voor het voeren van een onderneming, worden digitaal vastgelegd. Het gaat hierbij niet alleen om de bestanden van de financiële administratie (boekhouding). Maar bijvoorbeeld ook de zakelijke agenda die je bijhoudt op jouw mobiele telefoon of tablet. Ook deze (digitale) agenda behoort tot jouw administratie! Zorg dus voor een goede archivering (back-up) van al jouw (bedrijfs)gegevens (wettelijke bewaarplicht).

Horizontaal toezicht

Je kunt de administratie inrichten en bijhouden op een manier die past bij jouw onderneming. Een boekhouding voeren met een spreadsheet kan volstaan. Je zult je echter af moeten vragen of de veelheid aan digitale gegevens en papieren documenten jou op de (middel)lange termijn voldoende zekerheid biedt om op die manier een betrouwbare boekhouding te voeren. In het zakelijk verkeer kan de boekhouding een belangrijke bijdrage leveren aan vertrouwen. Nauw samenhangend met vertrouwen zijn de termen zekerheid en betrouwbaarheid. Hierbij gaat het erom welke mate van betrouwbaarheid ontleend kan worden aan de boekhouding en welke zekerheid dit oplevert. Een betrouwbare boekhouding is niet alleen van belang voor jezelf, maar ook voor derden die informatie aan jouw boekhouding ontlenen. Het kan bijvoorbeeld gaan om jouw bank of, nog belangrijker, de Belastingdienst.

Onder de term ‘Horizontaal toezicht’ werkt de Belastingdienst al enige tijd aan het samenwerken vanuit vertrouwen. Bij horizontaal toezicht wordt gekeken naar de wens om (belasting)regels correct na te willen leven (compliant gedrag). Bij horizontaal toezicht verlegt de Belastingdienst als het ware de controles achteraf naar afstemming vooraf. Met andere woorden, heb jij – samen met jouw ter zake kundige intermediair (accountants-, administratiekantoor of belastingadviseur/-consulent) -  het (boekhoudkundige) proces zo op orde dat de Belastingdienst erop kan vertrouwen? Als deze vraag positief kan worden beantwoord betekent dit minder controles achteraf en dus minder tijdsbeslag voor jezelf en jouw intermediair. Dit resulteert in administratieve lastenvermindering.

Zeker en betrouwbaar online boekhouden

Goede boekhoudsoftware kan in belangrijke mate bijdragen tot het efficiënt voeren van een betrouwbare administratie. Om die reden werkt de Belastingdienst, in het kader van horizontaal toezicht, nauw samen met gerenommeerde softwareleveranciers van online boekhoudpakketten (internetboekhouden). Deze samenwerking is met name gericht op de bereidheid van jou om je wettelijke verplichtingen als zzp'er na te komen en heeft als voordeel dat de Belastingdienst aan het begin van de economische keten invloed kan uitoefenen op het product en daarmee op de kwaliteit van het aangifteproces.

Daarbij wil men de, voor de Belastingdienst, moeilijk te bereiken doelgroepen (waaronder jij als zzp'er) graag bedienen. Dit vanwege het feit dat de kwaliteit van de administratie van deze groepen vaak te wensen overlaat en er daardoor fouten in belastingaangiften worden gemaakt.

Om dit te kunnen bewerkstelligen, is de Belastingdienst onder de naam ‘Zeker Online’ actief betrokken bij het opzetten van een keurmerk voor internetboekhouden dat aan bepaalde betrouwbaarheids- en zekerheidseisen voldoet. Daartoe werd in mei van dit jaar de Stichting Zeker-Online opgericht. Doel van deze stichting in het ontwikkelen en beheren van een keurmerk voor betrouwbare en veilige administratieve cloudoplossingen. Betrouwbare administratieve cloudoplossingen, maken het voor ondernemers mogelijk om de eigen onderneming beter te voeren (actueel overzicht over de geldstromen, inzage in betalingen en uitstaande rekeningen, voorkomen van fraude), fiscale en juridische risico’s beter te beheersen (betere positie bij conflicten met de Belastingdienst of met andere ondernemers) en gemakkelijker en beter te rapporteren uit de administratie (belastingaangiften, kredietaanvragen, etc.).

Wanneer een online boekhoudpakket in aanmerking wil komen voor dit keurmerk, moet het aan een aantal keurmerkeisen voldoen. De software dient ‘sjoemelproof’ te zijn. Geen ‘Marbella- of vakantieknop’, heldere regels rondom back-ups, logbestanden die zichtbaar kunnen maken wie, wat, wanneer heeft gewijzigd en de mogelijkheid dat belastingaangiften direct vanuit de software kunnen worden verzorgd.

Softwareleveranciers die het keurmerk mogen voeren moeten onder meer kunnen garanderen dat:

  • Gegevens te allen tijde beschikbaar blijven voor jou als zzp'er, jouw intermediair en de Belastingdienst, met inachtneming van de wettelijke bewaarplicht, ook in het geval van faillissement;
  • altijd duidelijk is wie welke gegevens in een administratie op welke manier verandert;
  • rapportages altijd een getrouw beeld geven van de ingevoerde gegevens.

De verwachting is dat in september 2013 de keurmerkeisen worden voorgelegd. Na goedkeuring, is het de bedoeling in november 2013 de eerste keurmerken uit te reiken.

De keus is aan jou

Mede gezien bovengenoemde ontwikkelingen lijkt het slechts een kwestie van tijd totdat zzp'ers, en ter zake kundige intermediairs (accountants-, administratiekantoor of belastingadviseur/-consulent) rond de zzp'er, voor een online boekhoudpakket kiezen waarmee ze eenvoudig, veilig en betrouwbaar een administratie (in the cloud) kunnen voeren.

En daarmee zijn we dan weer terug bij het vertrouwen dat jij, samen met jouw intermediair, de Belastingdienst kan bieden. Zodra je met een betrouwbaar boekhoudpakket werkt, kan de Belastingdienst de controle namelijk beperken tot belastingplichtigen die fiscaal ongewenst gedrag vertonen. Voorwaarde is wel dat jij jouw boekhouding online voert. Als zzp'er doe je er dus verstandig aan te gaan werken met boekhoudsoftware die voldoende waarborgen biedt voor het voeren van een betrouwbare boekhouding. We kunnen ons niet voorstellen dat jij daar anders over denkt.

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden? Neem dan contact op met één van de aangesloten partners van ZZP Boekhoudkantoor, zo kun je jouw plannen bespreken, gedetailleerde (fiscale) vragen stellen of een gratis adviesgespek en/of offerte aanvragen. Ook helpen ze je graag met het vormgeven van jouw ondernemingsplan.

(Bronnen: Belastingdienst, ECP, Onderzoeksbureau GBNED, Register Belastingadviseurs, Stichting Zeker-Online en diverse softwareleveranciers, waaronder Twinfield en UNIT4)

Terug naar overzicht

Remon Kums

Remon Kums MB FB is ondernemend fiscalist bij Trade and tax | meesters in belastingen en lid van het Register Belastingadviseurs, de grootste fiscale beroepsvereniging van Nederland. Volg Remon op Twitter via @tradeandtax of bezoek www.tradeandtax.com


 
zzpboekhoudkantoor.nl is een initiatief van startersplatform ikwordzzper.nl

x

Bedankt voor je interesse in deze download. Wij hebben deze download beschikbaar gesteld via zzpmodelovereenkomsten.nl, je kunt jezelf daar gratis aanmelden, online het model invullen, online ondertekenen en bewaren. Klik hier om jezelf gratis aan te melden.
Volg deze link om het door jouw opgevraagde item in te kunnen zien.

Om een bestand te kunnen downloaden of in te kunnen zien, moet je ingelogd zijn. Login of registreer jezelf gratis!
Log in om de download te openen.
Vul onderstaand jouw mailadres in en ga akkoord met de voorwaarden om jouw download te kunnen openen.
[dev info]
Bootstrap: [XS] [SM] [MD] [LG]